当我们拿着中国的毕业证、结婚证、出生证等文书到他国使用时,通常需要先去公证处办公证书。公证员会查验我们原始证件和身份的真实性后,出具特殊的法律文书——公证书。这本文书包含经核实的原始文书内容(有时是翻译件)和公证书证词页。
但国外的移民局、院校甚至海关怎么知道我们这本公证书是真的呢?特别是对于未加入《海牙取消认证公约》的国家(比如埃及、越南、马来西亚等国家),就需要经过“双认证”的流程。
双认证需要先将公证书送到中国外交部或其授权的地方外事办公室。他们核实公证书上公证处的印章和签名真实有效后,会贴上认证页或加盖认证章,并附上相应证明词。
接着还需要将认证过的文件专递至要去的哪个国家驻中国的使领馆。使领馆的工作人员会核查外交部的认证。确认无误后,他们会在文件上加盖自己的认证章或贴上领事认证页。
而海牙认证是种简化的国际认证程序,来源于1961年签订的《海牙关于取消外国公文认证要求的公约》(简称“海牙公约”)。经过公证的文件只需要在中国的外交部门或者相关机构加贴“附加证明书”即可在百余个成员国之间流通。
这个认证不是在原来的公证书上简单盖章,而是在公证书后面加贴上单独的、标准化的贴纸。这张贴纸印有法语“Apostille”字样,以及公约缔约国的标志。证书内容同样说明了对签发机构签章、签名真实性的确认。它有时也被叫作“加签”。
办理两种认证的方式并不复杂,但细节很多,现在线上线下都能办理,但无论后续是双认证还是海牙认证,起点都是去公证处办理公证书,务必向公证处的工作人员清晰说明文件用途和目的国。
如果是用于《海牙公约》成员国的文件,我们只需将公证书递交至授权办理Apostille的机构(通常是省级外事办公室,少量涉及特定商会等),由其加贴“附加证明书”即可。
非《海牙公约》成员国的文件则需要先将公证书递交至外交部领事司或其授权的省级外事办公室办理认证。然后拿着认证的文件,再递交至目的国驻中国大使馆或总领事馆办理领事认证。
完成所有环节后,领取认证完成的文件。注意核对认证信息准确无误。
注意事项:
最后说几个真实的案例吧——林先生拿到了德国慕尼黑工业大学的录取通知书,需要将本科毕业证书和成绩单的公证书提交给学校注册。德国是海牙公约成员国。小林在杭州公证处办理了毕业证和成绩单的公证书(附德文翻译)。随后,他将公证书递交给浙江省外事办公室申请办理海牙认证(加贴Apostille)。大约7天后,他拿到了带有Apostille标识的公证书,直接寄往德国大学,顺利完成了注册。
而张先生受公司委派,要去埃及开罗参与一个长期项目,需要办理埃及的工作签证。根据埃及方面的要求,他需要提供无犯罪记录证明的公证书,并且该公证书需经过双认证。张先生在公证处办理了无犯罪记录公证书(经翻译成阿拉伯语),随后委托外事服务机构,将公证书递交给外交部办理认证,文件经外交部认证后,再送到埃及驻华大使馆办理领事认证。整个过程花了将近一个月的时间。由于埃及未加入海牙公约,这份经双认证的公证书才能被埃及移民局认可。
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